033-4606281
Koppelingen met een financiële instelling

Introductie

Een koppeling met een financiële instelling ten behoeve van kredietverlening heeft tot doel om gegevens omtrent uw debiteurenpositie en/of voorraadpositie in te sturen naar de financiële instelling. Deze gegevens worden door de financiële instelling gebruikt om uw kredietruimte te bepalen.

Twee zaken zijn bepalend voor de koppeling:

  1. Hoe worden de gegevens opgehaald uit het boekhoudpakket? Dit wordt de extractiemethode genoemd.
  2. Hoe worden de gegevens aan Descartes verstuurd? Dit wordt de communicatiemethode genoemd.

Extractiemethode

De gegevens die ingestuurd moeten worden, staan in de database van het boekhoudpakket. In veel gevallen kan de koppeling deze gegevens direct ophalen uit de database (via ODBC). Indien dit, om wat voor reden dan ook, niet mogelijk is, kan de koppeling gebaseerd worden op exportbestanden. Bij een aantal online boekhoudpakketten is het ook mogelijk om de gegevens op te vragen via web services.

Databasekoppelingen of koppelingen op basis van web services hebben de voorkeur, aangezien deze over het algemeen minder foutgevoelig en bovendien sneller zijn.

Databasekoppeling

Indien de database de ODBC-standaard ondersteunt (zoals onder andere Microsoft SQL Server, MySQL, Visual Foxpro en Progress), kunnen de benodigde gegevens via queries opgevraagd worden uit de database. Voor veel boekhoudpakketten zijn de queries reeds bekend. Als een boekhoudpakket nog niet eerder gekoppeld is, zullen de queries moeten worden opgesteld.

Hoewel in geen geval naar de database geschreven zal worden, zal Descartes er toch altijd voor kiezen om een "alleen-lezen" ODBC verbinding te gebruiken indien de mogelijkheid hiertoe bestaat.

Databasekoppelingen worden alleen ondersteund als de Porthus Communicator Client gebruikt wordt voor de communicatie.

Web services

Een aantal online boekhoudpakketten biedt de mogelijkheid om gegevens op te vragen via web services, ook wel API genoemd.

Op dit moment ondersteunt Descartes de API's van Exact Online, AFAS Profit Online, en Twinfield. Mocht u gebruik maken van een online boekhoudpakket waarvan wij de API nog niet ondersteunen, zullen wij ons best doen om deze ondersteuning toe te voegen.

Koppelingen via web services worden alleen ondersteund als de Porthus Communicator Client gebruikt wordt voor de communicatie.

Exportbestanden

Exportbestanden worden over het algemeen aangemaakt als XML, als een gestructureerd tekstbestand zoals CSV, of als een print file. Onze voorkeur gaat uit naar XML.

XML

Indien u kiest voor XML exportbestanden zijn de volgende overwegingen van belang:

  • Het schema is door u vrij te bepalen (maar u kunt zich ook baseren op dit voorbeeldbestand, als u dat gemakkelijker vindt)
  • Als de Porthus Communicator Client gebruikt wordt voor de communicatie, dan worden alle gebruikelijke encodings ondersteund
  • Als een andere communicatiemethode wordt gebruikt, dan is de voorkeursencoding iso-8859-1

Gestructureerde tekst, tekengescheiden

Indien u kiest voor tekengescheiden exportbestanden zijn de volgende overwegingen van belang:

  • Het veldscheidingsteken is door u vrij te kiezen (gebruikelijke scheidingstekens zijn komma, puntkomma of tab)
  • Kolomheaders worden afgeraden
  • Tekstwaarden dienen omsloten te worden door dubbele quotes (eventuele dubbele quotes in de tekstwaarde zelf moeten worden ge-escaped door een extra dubbele quote)
    • "Descartes BV","Uraniumweg 44","3812 RK","Amersfoort"
    • "Melkfabriek ""De Blije Koe"" sinds 1878","Adres","Postcode","Plaats"
  • Numerieke waarden dienen niet omsloten te worden door dubbele quotes
  • Regels dienen gescheiden te worden door een combinatie van carriage return (ASCII 13) en line feed (ASCII 10). Tekstwaarden mogen nooit een carriage return en/of line feed bevatten.
  • Voor het koppelen van debiteurgegevens worden de gegevens worden meestal verdeeld over twee bestanden, een met de openstaande posten en een met de stamgegevens van de debiteuren. Indien u de gegevens wilt exporteren in één bestand (dus meerdere recordtypes in 1 bestand), zal er een veld opgenomen moeten worden waarin het recordtype staat.

Gestructureerde tekst, positioneel

Positionele tekstbestanden hebben geen veldscheidingsteken, elk veld heeft een vastgestelde lengte. Regels dienen gescheiden te worden door een combinatie van carriage return (ASCII 13) en line feed (ASCII 10). Tekstwaarden mogen nooit een carriage return en/of line feed bevatten. Verder geldt ook hier dat de gegevens meestal verdeeld worden over twee bestanden. Indien u de gegevens wilt exporteren in één bestand (dus meerdere recordtypes in 1 bestand), zal er een veld opgenomen moeten worden waarin het recordtype staat.

Print files

Een print file is een tekstbestand dat bedoeld is om afgedrukt te worden in een niet-proportioneel (fixed width) lettertype, zodat de gegevens op papier netjes onder elkaar komen te staan. Print files zijn niet bedoeld voor automatische verwerking, maar veel meer om mensleesbare rapporten te kunnen afdrukken. Met name bij AS/400 systemen worden print files vaak gebruikt.

Het automatisch trachten te verwerken van een print file is zeer foutgevoelig, daarom wij zullen hier pas voor kiezen als er geen enkele andere mogelijkheid beschikbaar blijkt te zijn.

Excel bestanden

Excel bestanden kunnen, onder bepaalde strikte voorwaarden, gebruikt worden om te koppelen, maar wij zullen hier pas voor kiezen als er geen enkele andere mogelijkheid beschikbaar blijkt te zijn.

PDF

Het is niet mogelijk om een koppeling te baseren op PDF bestanden.

Communicatiemethode

De communicatiemethode bepaalt hoe de gegevens van u naar Descartes gestuurd worden. De meest gebruikte mogelijkheid is de Porthus Communicator Client.

Porthus Communicator Client

De Porthus Communicator Client is een applicatie waarmee de gebruiker gegevens kan ophalen uit het boekhoudpakket (door een database te bevragen of door exportbestanden in te lezen) om deze vervolgens in te sturen naar Descartes en van daaruit door naar de financiële instelling:

Schematische weergave van een exportkoppeling via de Porthus Communicator Client

Schematische weergave van een databasekoppeling via de Porthus Communicator Client

De mogelijkheid bestaat om debiteuren en/of facturen uit te sluiten van inzending. Bovendien kan de gebruiker via de Porthus Communicator Client de validatierapporten raadplegen.

De Porthus Communicator Client is gebaseerd op het Microsoft .NET Framework versie 3.5 en maakt gebruik van Windows Communication Foundation om over HTTPS met het centrale platform te communiceren. Het is mogelijk om de Porthus Communicator Client op meerdere computers te installeren. Installatie op een Citrix server of Terminal Server wordt ondersteund. Installatie op Windows XP wordt niet meer ondersteund.

Tijdens de installatie van de Porthus Communicator Client moet een installatiecode ingevoerd worden. Deze installatiecode is slechts één keer geldig en wordt gebruikt om de Porthus Communicator Client aan te melden bij het centrale platform. De configuratie van de Porthus Communicator Client bevindt zich op het centrale platform, zodat de computer waarop de Porthus Communicator Client geïnstalleerd is daarvoor dus niet speciaal in een backup operatie meegenomen hoeft te worden.

De Porthus Communicator Client kan gestart worden in "silent mode", zodat deze zonder gebruikersinteractie gegevens zal ophalen en insturen.

Meer informatie over de mogelijkheden van de Porthus Communicator Client vindt u in de Porthus Communicator Client handleiding, beschikbaar op de download pagina.

FTP / AS2 / HTTP(S) POST

Als de Porthus Communicator Client om wat voor reden dan ook niet gebruikt kan worden om de gegevens op te halen en in te sturen, bestaat de mogelijkheid om bestanden aan te leveren via FTP, AS2 of HTTP(S) POST. Neem contact op met Descartes voor meer informatie over de mogelijkheden.

Ook als u de Porthus Communicator Client niet gebruikt om gegevens in te sturen, kunt u de Porthus Communicator Client toch installeren om de validatierapporten te raadplegen.

Benodigde gegevens

Voor het insturen van uw debiteurenpositie zijn de gegevens benodigd onder de kopjes 'Debiteuren' en 'Openstaande posten'.
Voor het insturen van uw voorraadpositie zijn de gegevens benodigd onder het kopje 'Voorraad'.

Meestal zijn niet alle velden beschikbaar. Vaak kunnen de ontbrekende velden in de koppeling met een default waarde gevuld worden. Graag ontvangen wij alle velden uit onderstaande lijsten die u in uw boekhoudpakket tot uw beschikking hebt, en dus niet alleen de velden die verplicht gesteld zijn.

Debiteuren

Alleen debiteuren die daadwerkelijk een openstaande post hebben, hoeven mee te komen in de export of het query resultaat. Mochten er debiteuren meekomen die geen openstaande post hebben, dan zullen deze door ons worden uitgefilterd en dus niet worden doorgestuurd naar de financiële instelling.

  • Debiteurnummer (verplicht)
  • Naam debiteur (verplicht)
  • Straat bezoekadres (verplicht)
  • Postcode bezoekadres (verplicht, tenzij niet gebruikt in het land waar de debiteur gevestigd is)
  • Plaats bezoekadres (verplicht)
  • Land (verplicht)
  • Telefoonnummer (verplicht)
  • Taal (verplicht)
  • Kredietlimiet (verplicht)
  • Straat postadres (optioneel)
  • Postcode postadres (optioneel)
  • Plaats postadres (optioneel)
  • Faxnummer (optioneel)
  • Email adres (optioneel)
  • Bankrekeningnummer (optioneel)
  • Standaardvaluta (optioneel)
  • BTW nummer (optioneel)
  • KVK nummer (optioneel)
  • Betalingstermijn (optioneel)
  • Naam contactpersoon (optioneel)

Openstaande posten

Openstaande posten zijn alle debiteur-gerelateerde posten die nog niet volledig zijn voldaan. Hieronder vallen niet alleen openstaande verkoopfacturen, maar bijvoorbeeld ook openstaande creditnota's en niet-afgeletterde betalingen ("ongelokaliseerde ontvangsten").

  • Debiteurnummer (verplicht)
  • Factuurnummer (verplicht)
  • Factuurdatum (verplicht)
  • Vervaldatum of -termijn (verplicht, tenzij voor alle facturen dezelfde vaste betalingstermijn gehanteerd wordt)
  • Factuurvaluta (verplicht, tenzij in slechts één valuta gefactureerd wordt)
  • Oorspronkelijk factuurbedrag in factuurvaluta, inclusief BTW indien van toepassing (verplicht)
  • Openstaand bedrag in factuurvaluta (verplicht)
  • Openstaand bedrag in Euro (optioneel)
  • BTW bedrag (optioneel)

Voorraad

  • Artikelcode (verplicht)
  • Artikelomschrijving (verplicht)
  • Hoeveelheid op voorraad (verplicht)
  • Waarde (verplicht)

Algemeen

Validatierapporten

Na elke inzending kunt u via de Porthus Communicator Client een validatierapport raadplegen, waarin u gewaarschuwd wordt voor eventuele onvolkomendheden in uw gegevens. U hebt op die manier de gelegenheid om de gegevens in uw boekhoudpakket te vervolledigen of te verbeteren, om vervolgens opnieuw in te sturen. Het rapport toont ook het totaalsaldo dat u hebt ingestuurd.

Frequentie van insturen naar DLL

U bepaalt zelf, in overleg met DLL, hoe vaak u instuurt. De meeste klanten sturen één keer per dag of één keer per week in. U kunt meerdere keren per dag insturen, alleen de laatste inzending van een dag zal daadwerkelijk door DLL worden ingelezen.

Alle inzendingen die op werkdagen vóór 18:00 uur ontvangen zijn, zullen die avond door DLL verwerkt worden. Inzendingen ontvangen tussen 18:00 en 19:30 uur zullen in de meeste gevallen ook nog verwerkt worden. Inzendingen ontvangen na 19:30 uur zullen de volgende werkdag worden ingelezen.

© 2017 Descartes